Fiscal y CFDI
Descarga de XML del SAT
El SAT tiene la lista completa de lo que tu empresa emitió y recibió; tu ERP, lo que tu gente registró. Esta aplicación baja los CFDI en masa, firmando cada petición con la FIEL de tu empresa, los guarda en su propia base y los cruza contra tu ERP para decirte qué falta de cada lado. Tus usuarios entran desde el navegador; en sus PCs no se instala nada.
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Cruce en dos sentidos
Lo que el SAT tiene y tu ERP no conoce, y lo que tu ERP emitió y aún no bajas.
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XML dentro del ERP
Al vincular, el comprobante completo se copia al documento del ERP y el registro queda marcado con «tenemos documento».
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Corre sola
Un proceso programado avanza cada cinco minutos las etapas de solicitar, verificar y descargar, sin que nadie abra el navegador.
El costo de cuadrar a mano
Los comprobantes de tu empresa existen dos veces: en el SAT y en tu sistema. Mantener las dos listas iguales es, hoy, trabajo de alguien.
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El proveedor dice que ya facturó y la factura no aparece en el sistema; nadie sabe si no llegó o si nadie la capturó.
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Al cierre, alguien entra al portal del SAT, baja los XML a mano y los cuadra contra el sistema en una hoja aparte.
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En la lista del SAT aparece un CFDI emitido con el RFC de la empresa que nadie en el negocio registró.
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El IVA acreditable del mes se arma con lo que alguien alcanzó a capturar, no con lo que el SAT tiene registrado.
Qué cambia con la descarga pegada al ERP
Bajar los XML es la mitad del trabajo; la otra mitad es qué pasa con cada uno frente a tu ERP. Seis piezas, cada una con su mecanismo.
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Firmado con tu FIEL, hasta el final
Cada petición al SAT se firma con la FIEL de la empresa, que se guarda cifrada, y la solicitud se sigue hasta que el SAT entrega los paquetes: solicitar, esperar la resolución, verificar y descargar. Cada solicitud cubre un mes como máximo, que es el límite del propio servicio del SAT (la aplicación lo valida en 31 días); un periodo más largo se pide en varias solicitudes.
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Un UUID entra una sola vez
El folio fiscal es la llave primaria de la tabla de comprobantes: el motor de base de datos rechaza el segundo intento de guardar el mismo CFDI. Si dos descargas traen el mismo comprobante, la segunda se trata como «ya estaba», no como un XML perdido.
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El recibido se empata con criterio
Un CFDI recibido se busca en el ERP por RFC del emisor exacto, importe dentro de un margen fijo y una ventana de fechas que ajusta tu administrador. Se vincula sin intervención únicamente cuando hay un solo candidato: con cero o con varios, la propuesta queda en pantalla y la confirma una persona. La cuadrícula muestra hasta 500 filas por consulta y avisa cuando el resultado viene recortado.
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El emitido se empata por UUID
Con las ventas no hay margen que discutir: tu propio ERP grabó el folio fiscal al timbrar, así que el comprobante descargado se empata por UUID exacto contra ese campo.
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El XML queda dentro del documento
Al vincular, el comprobante completo se copia dentro del documento del ERP y el registro queda marcado con «tenemos documento», la señal que tu ERP ya entiende. Lo hace un procedimiento que la instalación deja en tu ERP, que escribe el XML y levanta la marca igual que el procedimiento propio del sistema, así que el XML queda donde vive la operación, no en una carpeta aparte.
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El documento que falta se da de alta
Cuando el CFDI descargado no corresponde a nada registrado, el documento se captura desde la misma pantalla (una factura de gasto, una factura de compras o una nota de crédito) y nace ya ligado al comprobante, a través de procedimientos almacenados con permiso otorgado uno por uno.
Preguntas que ya tienen pantalla
Cada respuesta es el nombre real de la pantalla o el reporte que la contesta, tal como aparece en la aplicación.
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¿Ya me llegaron todas las facturas de mis proveedores del mes?
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¿Qué CFDI recibí que no está registrado en mi ERP?
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¿El SAT tiene facturas mías que mi sistema no conoce?
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¿Está corriendo sola la descarga, y de qué empresas?
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¿Con qué margen de importe y de fecha se empata?
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Todo el ciclo con el SAT avanza solo
Un mes de comprobantes son cuatro etapas contra el SAT: solicitar la descarga, esperar y verificar la resolución, bajar los paquetes y guardar cada CFDI. Las cuatro las avanza un proceso programado que despierta cada cinco minutos, empresa por empresa, y deja en Solicitudes SAT el estado de cada petición.
- Reintenta solo los errores pasajeros del servicio del SAT
- Tras tres fallos seguidos apaga el auto-avance de esa empresa
- El interruptor de auto-avance se prende y apaga por empresa
La conciliación contra tu ERP, con criterio
La quinta etapa pide criterio y por eso es tuya. Los recibidos se empatan por RFC, importe con margen y ventana de fechas, y la propuesta la confirma una persona; los emitidos, por folio fiscal exacto. Cuando el documento no existe en el ERP, se captura ahí mismo y nace ligado al comprobante.
- «Identificar Todos» vincula de un golpe los casos con candidato único
- Tu administrador ajusta los márgenes de la búsqueda de candidatos
- El documento faltante se da de alta sin salir de la pantalla
Cada vinculación deja rastro
Vincular o desvincular un CFDI en tu ERP escribe, además del cambio, un renglón de auditoría: quién lo hizo, cuándo, sobre qué documento y qué acción fue. Los dos se graban en la misma transacción de base de datos, así que no existe una vinculación sin su rastro, ni una bitácora que cuente otra historia.
Así se ve
Capturas de la aplicación funcionando. Los nombres y las cifras están alterados: son de una empresa que no existe.
Cómo empieza en tu empresa
Lo que hace falta de tu lado, y cómo queda instalada.
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1
Preparar la base de datos
Un solo script prepara la base propia de la aplicación y crea su usuario SQL, cuyos permisos sobre la base de tu ERP se conceden objeto por objeto. Se corre desde SSMS con un login de administrador del servidor.
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2
Instalar en tu servidor
La aplicación se instala en ese equipo de tu red y ahí se queda corriendo. En las PCs de tus usuarios no se instala nada: abren el navegador y entran.
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3
Cargar la FIEL por empresa
Un administrador da de alta cada empresa y le carga su FIEL: certificado, llave privada y contraseña. Antes de guardar, la aplicación comprueba que el RFC del certificado sea el de la empresa y que no esté vencido.
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4
Prender el avance automático
Si quieres que el ciclo corra sin vigilancia, se registra la tarea programada del worker y se prende el auto-avance por empresa. Si prefieres, todo se puede llevar a mano desde las pantallas.
Lo que hace falta de tu lado
- SQL Server 2008 o más reciente, con tu ERP Alleato operando encima.
- Un equipo de tu red que haga de servidor de la aplicación, con salida a internet hacia el SAT.
- La FIEL vigente de cada empresa que vas a monitorear.
- Las cuentas que tu gente ya tiene en el ERP. No se crean cuentas nuevas.
Seguridad y lo que toca del ERP
La FIEL, cifrada en tres bloques
Certificado, llave y contraseña se cifran por separado con AES-256-GCM, con una llave distinta por RFC.
Mínimo privilegio sobre tu ERP
Su usuario SQL no pertenece a ningún rol genérico en la base del ERP: ahí los permisos se conceden objeto por objeto.
Ni UPDATE ni DELETE directos
Sobre el ERP no tiene concedido ni un UPDATE ni un DELETE directo: lo que cambia pasa por procedimientos, con permiso otorgado uno por uno.
Las cuentas del ERP
Se entra con las cuentas que tu gente ya tiene, y el permiso de administrador sale del propio ERP. No hay un segundo padrón de usuarios.
Sobre tu ERP, la aplicación tiene lectura directa sobre 16 tablas concedidas una por una, y lo demás lo consulta a través de procedimientos con permiso individual. Escribe dos bitácoras (quién entró y la auditoría de cada vinculación), y liga o da de alta documentos únicamente por esos procedimientos: los de vincular y desvincular el XML, y los de capturar una factura de gasto, una de compras, una nota de crédito o un proveedor nuevo.
Preguntas frecuentes
Las respuestas cortas. Lo que dependa de tu caso se ve en la demostración.
¿Tengo que cambiar algo en mi ERP?
Tus tablas y tus datos no se tocan: la aplicación lee la base que tu ERP ya usa y, cuando registra algo, lo hace por procedimientos. Lo que sí agrega el script de instalación a esa base es una tabla de auditoría y los procedimientos que la aplicación necesita.
¿Qué necesitan de mi FIEL y dónde queda?
El certificado, la llave privada y su contraseña, de cada empresa que vayas a monitorear. Se cifran con AES-256-GCM antes de guardarse en tu propio SQL Server, con una llave distinta por RFC, y solo un administrador puede cargarla o reemplazarla.
¿Funciona sin internet?
El SAT es un servicio en línea: toda etapa que habla con él (solicitar, verificar, descargar, y los botones que las disparan a mano) necesita salida a internet desde el servidor. El resto del trabajo (conciliar, consultar, vincular) vive contra tu SQL Server.
¿Qué escribe en la base de mi ERP?
Directo, dos bitácoras: el registro de quién entró y la auditoría de cada vinculación. Todo lo demás (vincular o desvincular un XML, dar de alta una factura de gasto, una de compras, una nota de crédito o un proveedor) pasa por procedimientos que la instalación deja en tu ERP; la aplicación no tiene permiso de UPDATE ni de DELETE directo sobre ninguna tabla del ERP.
¿Puedo dejar que baje todo solo?
Sí. Una tarea programada despierta cada cinco minutos y avanza solicitar, verificar y descargar de cada empresa con el auto-avance prendido; tras tres fallos seguidos lo apaga para esa empresa. La conciliación queda de tu lado, y cada sesión trabaja contra una sola base de datos: varias empresas sí, varias bases de clientes distintos a la vez no.
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